Site girişinde kargo ve misafir takibi

Güvenlik kulübesi ya da resepsiyon, sitenin en yoğun noktasıdır. Kargo teslim almak, misafiri daireye haber vermek, kimin içeride olduğunu bilmek: bunlar kâğıt defterle yürütüldüğünde hem hata yapılır hem de geçmişe dönük bir şey bulunamaz.

Kargo akışı

1. Kurye paketi bırakır, görevli kargo firmasını ve daireyi kaydeder.
2. Daireye "paketiniz güvenlikte" bildirimi gider.
3. Sakin paketi aldığında teslim edildi olarak işaretlenir.

Bekleyen kargo listesi, vardiya değişiminde devri kolaylaştırır: gece görevlisi gündüz alınan paketlerin hangisinin hâlâ beklediğini görür. Sakin de kendi ekranında yalnızca kendi dairesinin kargolarını görmelidir.

Ziyaretçi defteri

Giriş anında ad, telefon, plaka, ziyaret amacı ve gidilen daire; çıkışta saat. "Şu an içeride kimler var?" sorusu acil durumlarda (yangın tatbikatı, kayıp çocuk) önem kazanır.

Beklenen misafir

Sakin akşam gelecek misafirini önceden bildirirse güvenlik kapıda daireyi aramak zorunda kalmaz. Misafir geldiğinde tek tıkla ziyaretçi defterine giriş yapılır. Özellikle gece saatlerinde sakini telefonla rahatsız etmeyi önler.

Plaka

Sakinlerin araçları plakalarıyla kayıtlıysa bariyerde ya da otopark girişinde yabancı araç kolayca ayırt edilir. Misafir araçları ziyaretçi kaydına plakayla girildiğinde otoparkta uzun süre kalan araç da bulunabilir.

Vardiya devri

Gece ile gündüz görevlisi arasında yazılı bir devir notu yerine ekrandaki üç liste yeterlidir: teslim edilmemiş kargolar, içeride görünen ziyaretçiler ve o gün beklenen misafirler. Devralan görevli bu üç listeye bakarak işe başlar.

Kişisel veri

Ziyaretçi bilgileri de kişisel veridir. Hangi bilginin neden alındığı (güvenlik) belli olmalı, kayıtlar gereğinden uzun saklanmamalı ve yalnızca görevli personel tarafından görülmelidir.

Sbysis'te Kargo Takibi ve Ziyaretçiler ekranları güvenlik personeli içindir; sakin mobil ekrandan beklenen misafirini bildirir ve kendi kargolarını görür.