Site ve Apartman Yönetimi Rehberi

Yönetim programı seçimi

Hangi bina için ne tür bir yazılım gerekir, geçiş nasıl yapılır.

Site yönetim programı seçerken sorulacak 9 soruSite yönetim programı alırken satıcıya sormanız gereken 9 soru: kiracı dönemi, banka eşleştirme, kuruş farkı, veri ayrımı, sakin uygulaması ve geçiş.
Apartman yönetim programı kimin işine yarar?Gönüllü yönetici, 12 daireli apartman, haftada iki saat: apartman yönetim programının gerçekten zaman kazandırdığı işler ve gerekmeyen özellikler.
Aidat takibi için Excel mi, program mı?Aidat takibini Excel'de tutmanın nerede kırıldığını somut örneklerle anlattık: kısmi ödeme, kiracı değişimi, gecikme tazminatı ve banka dökümü.
Bina yönetim yazılımında hangi modüller olmalı?Bina yönetim yazılımının modüllerini iş akışına göre sıraladık: yapı kaydı, borçlandırma, tahsilat, banka, gider, teknik işler, iletişim ve raporlar.
Profesyonel yönetim firması için çoklu site yazılımıBirden fazla siteyi yöneten firmalar için yazılımda aranacaklar: siteye özel kasa ve banka, ayrı ödeme hesapları, personel yetkisi, toplu rapor.
Rezidans yönetiminde aidat, hizmet ve sakin takibiRezidanslarda kısa süreli kiracı, resepsiyon, kargo ve ortak alan yoğunluğu yönetimi değiştirir. Hangi kayıtların tutulması gerektiğini anlattık.
İş merkezi ve plaza yönetiminde gider dağıtımıOfis ve dükkânların karıştığı iş merkezlerinde metrekare, kat ve kullanım farkı aidatı nasıl etkiler; şirket malik ve vergi numarası kaydı.
6-10 daireli apartman nasıl yönetilir?Küçük apartmanda yöneticinin aylık iş listesi: aidat günü, ortak elektrik, merdiven temizliği, kasa defteri ve komşuyla tartışmayı önleyen kayıtlar.
Yüzlerce daireli sitede aidat düzeni nasıl kurulur?300 daireli bir sitede ilk ayın aidatını yazmadan önce kurulması gereken düzen: blok ve bölüm kaydı, ödeme kodları, banka bağlantısı ve bildirim izinleri.
Eski yönetim programından yeni sisteme geçişYönetim programı değiştirirken devir bakiyesi, açık borçlar, fazla ödemeler ve geçiş ayının aidatı nasıl aktarılır; sık yapılan dört hata.

Aidat ve borçlandırma

Aidat hesaplama yöntemleri, fatura paylaştırma, pay ölçer ve borcun kime yazılacağı.

Aidat nasıl hesaplanır? Üç yöntem, tek örnekAynı 48.000 TL'lik aylık gideri eşit, metrekare ve arsa payı yöntemleriyle 8 daireye böldük. Hangi giderin hangi yöntemle paylaşıldığını anlattık.
Arsa payına göre aidat hesaplamaTapudaki arsa payı kesrinden dairenin gider payına adım adım: payda farklı olduğunda ne yapılır, dükkân ve çatı katı için örnek hesap tablosu.
Metrekareye göre aidatta brüt mü, net mi kullanılmalı?Metrekare usulü aidatta brüt ve net alan farkı, balkon ve depo payı, m² birim fiyatından aylık tutara geçiş ve yuvarlama kararları.
Otomatik aidat borçlandırma nasıl çalışır?Aidatı her ay elle yazmak yerine bir kez tanımlamak: borç günü, son ödeme, kapsam, ay içinde taşınan sakin ve aynı ayın iki kez yazılmaması.
Aidat son ödeme tarihi nasıl belirlenir?Dönem, borç tarihi ve son ödeme günü arasındaki ilişki: ay sonu mu, borçtan 10 gün sonra mı? Şubat, 31 çeken aylar ve geç yazılan aidat örnekleri.
Fatura paylaştırmada kuruş farkı nasıl çözülür?1.000 TL'yi 3 daireye bölünce 1 kuruş nereye gider? En büyük kalan yöntemiyle toplamın kuruşu kuruşuna tuttuğu paylaştırmayı örnekle anlattık.
Merkezi doğalgaz faturası daireler arasında nasıl paylaşılır?Merkezi ısıtmalı binada doğalgaz faturasını paylaştırmanın üç yolu: pay ölçer okuması, metrekare ve karma usul. Gecikme bedeli kime yansır?
Pay ölçer nedir, ısınma bedeli nasıl çıkar?Radyatöre takılan pay ölçerin ölçtüğü şey, okuma firmasının fatura dökümü, ortak alan payı ve okuma verisinin aidat sistemine aktarılması.
Su sayacı okumasıyla daire başı su bedeliBina girişinde tek sayaç, dairelerde ara sayaç: ilk ve son okuma, tüketim farkı, birim fiyat ve kayıp suyun paylaştırılması için hesap örneği.
Boş daire aidat öder mi?Satılık ya da kiracısı çıkmış dairenin aidatı, yakıt payı ve ortak giderleri: kat malikinin sorumluluğu, genel kurul kararları ve kayıtta dikkat edilecekler.
Aidatı kiracı mı öder, ev sahibi mi?Aidat, demirbaş ve yakıt giderlerinde kiracı ile ev sahibinin payı, kira sözleşmesindeki aidat dahil anlaşmalar ve yönetimin borcu kime yazacağı.
Demirbaş gideri nedir, kim öder?Asansör motoru, hidrofor, kamera sistemi gibi kalıcı alımlarda toplanan demirbaş payı; aidattan ayrı tutulması ve malik ile kiracı ayrımı.
Kalorifer yakıt payı nasıl toplanır?Merkezi ısıtmada kış öncesi yakıt avansı, aylık taksit ve sezon sonu fark hesabı; ayrı borç türü olarak izlemenin tahsilatı nasıl kolaylaştırdığı.
Yöneticiye aidat muafiyeti nasıl uygulanır?Genel kurul kararıyla yöneticiye ya da kapıcı dairesine tanınan aidat muafiyeti: hangi borç türleri, payın diğer dairelere dağılması ve kayıt.
Tek bir bölüme her ay düzenli borç yazmakSitenin kiraya verdiği dükkân, kantin ya da baz istasyonu alanı için her ay aynı tutarda borç: yalnızca o bölüm, yalnızca kiracı, artış ve takip.

Gecikme ve tahsilat

Gecikme tazminatı, mahsup, eksik ve fazla ödeme, icra ve kiracı değişimi.

Aidat gecikme tazminatı nasıl hesaplanır?Kat Mülkiyeti Kanunu'ndaki aylık yüzde 5 sınırı, 2.750 TL'lik aidatta 1, 2 ve 3 aylık gecikme örnekleri, cezaya ceza işlenmemesi ve başlangıç günü.
Gecikme cezası günlük mü işlemeli, aylık mı?Günlük ve aylık gecikme cezası aynı borçta nasıl farklı sonuç verir? 20 gün geç ödenen aidatla karşılaştırma ve tolerans gününün etkisi.
Aidat ödemeyen kat malikine karşı hangi adımlar atılır?Hatırlatma mesajından icra takibine kadar sıralı adımlar, her aşamada saklanması gereken kayıtlar ve kesinleşmiş işletme projesinin rolü.
İcraya verilen aidat borcu nasıl izlenir?Borç avukata devredildiğinde gecikme cezası, SMS hatırlatmaları ve yeni kiracının borcu ne olur? Dosya, devir tutarı ve güncel bakiye ayrımı.
Mahsup nedir, ödeme hangi borca sayılır?5.000 TL borca 4.800 TL ödeme geldiğinde kalan 200 TL hangi kalemde kalır? En eski borçtan ve en yeni borçtan mahsup, hedefli ödeme örnekleri.
Eksik (kısmi) aidat ödemesi nasıl işlenir?Sakin aidatın bir kısmını yatırdığında borç durumu, makbuz, gecikme cezasının kalan tutara işlemesi ve dairenin ekstresinde görünüm.
Fazla ödenen aidat ne olur?Sakin fazla yatırdığında, iki kez havale yaptığında ya da yıllık peşin ödediğinde paranın sonraki borçlara sayılması, iade ve devirde dikkat.
Aidat tahsilat makbuzu neleri içermeli?Makbuzda olması gereken yedi bilgi: sıra numarası, tarih, ödeyen, bölüm, kanal, kapatılan borçlar ve kalan bakiye. İptal edilen makbuz ne olur?
Kiracı değişince eski borç kime kalır?Taşınan kiracının ödenmemiş aidatı yeni kiracıya geçmemeli. Dönem bazlı kayıt, taşınma ayının bölünmesi ve ev sahibinin sorumluluğu.
Yanlış kişiye yazılan aidat nasıl düzeltilir?Yönetime haber verilmeyen kiracı yüzünden ev sahibine yazılan aidatı silip yeniden yazmadan doğru kişiye taşımak: koşullar ve iz bırakma.

Banka ve online ödeme

Havale eşleştirme, mutabakat, kartla ve linkle aidat ödeme, sanal POS kayıtları.

Banka hareketleri dairelerle nasıl eşleştirilir?Hesap dökümündeki havalelerin hangi daireye ait olduğunu bulmanın dört ipucu: ödeme kodu, gönderen IBAN'ı, kimlik numarası ve tutar.
Aidat havalesinin açıklamasına ne yazılmalı?"Aidat" yazan 40 havaleden hangisi kimin? Sakinlere verilecek kısa ödeme kodu, kontrol hanesi ve açıklama için örnek duyuru metni.
Sakinin IBAN'ı ile otomatik tahsilat eşleşmesiAçıklama boş gelse bile havaleyi daireye bağlamak: sakinin kayıtlı IBAN'ları, birden fazla dairesi olan malik ve aile üyesinin hesabından ödeme.
Site banka hesabında mutabakat nasıl yapılır?Programdaki banka bakiyesi ile bankanın bakiyesi neden tutmaz? Açılış tarihi, işlenmemiş satırlar, elle girilen çift kayıt ve virman kontrolü.
Online aidat ödeme yöntemleri: kart, link, havaleSakinin aidatı kartla, SMS linkiyle ya da havaleyle ödemesi: tutarın kim tarafından belirlendiği, komisyon, makbuz ve ödemenin otomatik işlenmesi.
SMS ile aidat ödeme linki göndermekUygulama indirmeyen sakine borcunu tek dokunuşla ödeyeceği bağlantı: linkte hangi bilgiler görünür, ne kadar geçerli olur, güvenlik nasıl sağlanır.
Sanal POS komisyonu site muhasebesine nasıl girer?Kartla alınan 10.000 TL aidat bankaya 9.300 TL yatınca fark nereye yazılır? POS hesabı, bankaya aktarım ve komisyon gideri için örnek kayıt.

SMS ve duyuru

Toplu SMS, karakter hesabı, hatırlatma ve duyuru metinleri.

Sitede toplu SMS: kime, ne zaman, kaç adet?Duyuru, tebrik ve borç mesajlarında alıcı seçimi: aynı telefona tek mesaj, daire başına borç mesajı, izin, icradakiler ve maliyet tahmini.
SMS karakter sınırı: Türkçe harfler neden pahalı?160 ve 70 karakter sınırı, ş, ğ, ı harflerinin mesajı Unicode'a çevirmesi, çok parçalı mesajda 153 ve 67 kuralı ve aynı metnin iki yazımı.
Aidat hatırlatma mesajı örnekleriVadeden önce, son gün ve gecikmeden sonra gönderilecek kısa aidat hatırlatma metinleri; kişiye özel alanlar ve kaçınılması gereken ifadeler.
Gece SMS gitmesin: sessiz saat ayarıGece 02.00'de çalışan otomatik borçlandırmanın SMS'i sakini uyandırmamalı. Sessiz saat, kuyruk, kuyruğa alınmayan mesajlar ve iptal.
Site duyurusu nasıl yazılır?Su kesintisi, asansör bakımı, genel kurul ve ilaçlama duyurusu için kısa ve anlaşılır metin örnekleri; tarih, saat ve kapsamı doğru vermek.

Sakin ve site yaşamı

Sakin uygulaması, rezervasyon, anket, kargo, misafir, güvenlik ve talepler.

Sakin (mobil) uygulamasında neler olmalı?Sakinin telefonda görmek istediği beş şey: borç, ekstre, ödeme, duyuru ve talep. Giriş yöntemleri ve iki dairesi olan sakinin ekranı.
Ortak alan rezervasyon kuralları nasıl konur?Toplantı salonu, tenis kortu ya da mangal alanı için saat dilimi, daire başı günlük sınır, kaç gün önceden ve yönetim onayı kurallarının ayarlanması.
Site anketi ile genel kurul kararı arasındaki farkSakinlere anket açmak fikir toplamaya yarar ama genel kurul kararının yerini tutmaz. Daire başı ve kişi başı oy, sonuçların gösterilmesi.
Site girişinde kargo ve misafir takibiGüvenlik kulübesinde kargo teslimi ve ziyaretçi defteri: sakinin önceden bildirdiği misafir, içeride olanlar listesi ve kargonun daireye bildirimi.
Güvenlik devriyesi QR kodla nasıl denetlenir?Gece turunun gerçekten atıldığını görmek için noktalara QR kod: personel kodu, tamamlanmayan tur, fotoğraf hilesine karşı alınabilecek önlemler.
Sakin talep ve şikayetleri nasıl izlenir?WhatsApp grubunda kaybolan arıza bildirimleri yerine kayıtlı talep: kategori, durum, yanıt ve işin iş emrine dönüşmesi. Örnek akış.
Site otoparkı ve araç plaka kaydı nasıl tutulur?Kapalı otoparkta yer tahsisi, plaka listesi ve misafir aracı: güvenliğin plakayla daireyi bulması ve aynı plakanın iki kez kaydedilmemesi.

Muhasebe ve yönetim

Gelir gider, işletme projesi, kasa, raporlar, karar defteri, personel ve KVKK.

Site gelir gider tablosu nasıl hazırlanır?Aylık gelir gider tablosunda tahakkuk ile tahsilatı karıştırmamak: kalemler, kasa ve banka ayrımı, devir ve sakinlere açılacak özet.
İşletme projesi nedir, nasıl hazırlanır?Yıllık gider tahmininden daire başı aidata: işletme projesinin kalemleri, örnek tablo, kesinleşme süreci ve gerçekleşenle karşılaştırma.
Nakit aidat ve kasa takibiElden alınan aidatın kayıt düzeni: makbuz, kasa bakiyesi, bankaya yatırma virmanı, blok kasası ve gün sonu sayımında fark çıkınca yapılacaklar.
Borç yaşlandırma raporu nasıl okunur?0-30, 31-60, 61-90 ve 90 gün üstü kolonları ne anlatır? Örnek rapor üzerinden hangi daireye mesaj, hangisine ihtar gerektiğini okumak.
Yönetim karar defteri dijitalde nasıl tutulur?Karar defterinde sıra numarası, tarih, kararı alan organ ve düzeltme kaydı neden önemli? Defterin genel kurul ve muafiyet kararlarıyla bağlantısı.
Kat malikleri genel kuruluna hazırlık listesiGenel kuruldan üç hafta önce başlayan hazırlık: gündem, çağrı, ikinci toplantı tarihi, hazirun listesi, faaliyet raporu ve tutanak.
Arıza ve bakım işleri için iş emri takibiTalep gelince iş emri, öncelik ve çözüm süresi (SLA), tamamlanınca maliyetin gidere yazılması. Geciken işleri görmek için örnek liste.
Asansör, hidrofor ve jeneratör bakım takvimiPeriyodik bakımı unutmamak için demirbaş kaydı: bakım firması, periyot, son ve sonraki bakım, garanti bitişi ve yaklaşan bakım uyarısı.
Kapıcı ve site görevlisi puantajı nasıl tutulur?Görevli, güvenlik ve temizlik personeli için aylık puantaj: geldi, izin, rapor, resmi tatil; maaş, avans ve prim ödemelerinin kayda geçmesi.
Daire ve kişi listesini Excel'den aktarmaBlok, daire no, malik, kiracı, telefon ve TC sütunlarıyla tek dosyada site kurulumu: ortak malik, aynı kişinin iki dairesi ve sık hatalar.
Site yönetiminde KVKK: sakin verisi nasıl korunur?Yönetim neden veri sorumlusudur, hangi sakin bilgileri gerçekten gerekir, SMS izni, WhatsApp grubunda borç listesi paylaşmanın riski.

Site ve apartman yönetimi rehberi