Eski yönetim programından yeni sisteme geçiş
Yönetim programı değiştirirken devir bakiyesi, açık borçlar, fazla ödemeler ve geçiş ayının aidatı nasıl aktarılır; sık yapılan dört hata.
Yönetim programı değiştirmenin zor kısmı yeni programı öğrenmek değil, eski programdaki bakiyelerin doğru taşınmasıdır. Geçişten sonra bir sakin "bende 400 TL fazla ödeme vardı" dediğinde cevabınız hazır olmalı.
Neler taşınmalı?
| Veri | Nasıl | Not |
|---|---|---|
| Bloklar, daireler | Excel ya da kalıp | Metrekare ve arsa payı dahil |
| Malik ve kiracılar | Excel | Telefon, TC, başlangıç tarihi |
| Açık borçlar | Devir satırı | Kişi başına tek tutar |
| Fazla ödemeler | Alacak devri | Kasaya ikinci kez girmez |
| Ay ay geçmiş | İsteğe bağlı döküm | Bakiyeyi etkilemez, bilgi içindir |
Geçiş tarihini seçmek
En temiz tarih bir ayın ilk günüdür. Eski programda o ayın aidatı yazılmadan önce bakiyeler alınır, yeni programda aidat ilk kez o ay yazılır. Ay ortasında geçerseniz o ayın aidatının hangi sistemde yazıldığı karışır.
Sık yapılan dört hata
1. Fazla ödemeyi tahsilat olarak girmek. Sakinin eski sistemdeki 400 TL fazla ödemesini yeni sistemde "tahsilat" olarak girerseniz kasa bakiyeniz 400 TL şişer. Alacak devri kasaya ya da bankaya hareket yazmamalıdır.
2. Geçiş öncesi banka hareketlerini işlemek. Banka hesabının açılış tarihinden önceki havaleler eski sistemde zaten işlendi; yeniden işlenirse borç iki kez kapanır.
3. Kiracının borcunu malike devretmek. Devir her dönem için ayrı girilmeli. Çıkmış bir kiracının borcu yeni oturanın üstüne yazılmamalıdır.
4. Devir satırına gecikme cezası işletmek. Eski sistemde zaten ceza hesaplanmış olabilir. Devir tutarına yeniden ceza işletilirse cezaya ceza eklenir.
Geçişten sonraki ilk ay
İlk ayın sonunda birkaç dairenin ekstresini eski sistemdeki son bakiyeyle karşılaştırın. Tutmayan bir daire varsa sorun genellikle devir tutarının işaretindedir (borç ile alacağın karışması).