Daire ve kişi listesini Excel'den aktarma
Blok, daire no, malik, kiracı, telefon ve TC sütunlarıyla tek dosyada site kurulumu: ortak malik, aynı kişinin iki dairesi ve sık hatalar.
Yüz dairelik bir siteyi tek tek ekranda girmek bir günü alır ve yazım hatalarıyla doludur. Excel'den aktarım hem hızlıdır hem de veriyi önce tabloda kontrol etmeye imkân verir. İyi bir aktarım dosyasının yapısı ve sık yapılan hatalar şunlardır.
Temel sütunlar
| Sütun | Örnek | Not |
|---|---|---|
| Blok | A | Her yerde aynı yazım: "A", "A Blok" değil |
| No | 12 | Dükkânlarda "D-3" gibi metin olabilir |
| Tip | Daire / Dükkân / Depo | |
| Brüt m² | 118 | Metrekareye göre aidat için |
| Arsa payı | 24 | Arsa payına göre dağıtım için |
| Malik adı, telefonu, TC | TC, aynı kişiyi birleştirir | |
| Kiracı adı, telefonu, TC | Kiracı yoksa boş | |
| SMS izni | Evet | Boşsa izin yok sayılmalı |
Aynı kişinin iki dairesi
Hasan Yılmaz A-3 ve B-7'nin maliki. Dosyada bir satırda "Hasan Yılmaz", diğerinde "Hasan YILMAZ" yazıyorsa sistem iki farklı kişi oluşturabilir; bayram mesajı iki kez gider, kişinin bakiyesi iki yerde görünür. TC kimlik numarası verildiğinde bu iki satır tek kişide birleşir.
Ortak malik (hisseli daire)
Bir dairenin iki maliki varsa aynı blok ve no ile iki satır yazılır, her birine hisse oranı verilir. Hisseler ya hepsinde girilmeli ve toplamı 100 olmalı ya da hiçbirinde girilmemelidir.
Ev sahibi kendi dairesinde kiracı olamaz
Malik ve kiracı sütunlarına aynı kişinin yazılması aktarımda yaygın bir hatadır (genellikle "oturan" sütunu yanlış anlaşıldığında). Malik dairesinde oturuyorsa kiracı sütunu boş bırakılır.
Önce kontrol, sonra aktarım
Dosya yüklendiğinde önce kontrol edilip satır satır hatalar gösterilmeli, hiçbir kayıt yazılmamalıdır. Hatasız olduğunda aktarım yapılır. Aktarımda borç yazılmaz; borçlar ayrı bir adım olan devir ve borçlandırmayla girilir.
Açıklama satırları
Şablonun başlığının altında her sütunun ne beklediğini anlatan bir açıklama satırı ve doldurulmuş bir örnek satır bulunması, dosyayı dolduran kişinin hata oranını belirgin şekilde düşürür. Bu satırlar aktarımda okunmamalıdır.
Sbysis'te Toplu İçe Aktarma ve Kurulum Sihirbazı aynı şablonu kullanır: sütunlar başlık adıyla okunur, "#" ile başlayan satırlar atlanır, "Kontrol et" kayıt yapmadan hataları listeler.