Site yönetiminde KVKK: sakin verisi nasıl korunur?
Yönetim neden veri sorumlusudur, hangi sakin bilgileri gerçekten gerekir, SMS izni, WhatsApp grubunda borç listesi paylaşmanın riski.
Site yönetimi her gün kişisel veriyle çalışır: ad, telefon, T.C. kimlik numarası, IBAN, borç durumu, araç plakası, ziyaretçi kaydı. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu verilerin işlenmesine kurallar getirir. Bu yazı genel bilgi içindir; kendi yükümlülükleriniz için bir hukukçuya danışın.
Veri sorumlusu kim?
Sakin bilgilerini toplayan ve hangi amaçla kullanılacağına karar veren site yönetimidir; bu yüzden yönetim veri sorumlusudur. Kullandığı yazılım firması, verileri yönetim adına ve onun talimatıyla işleyen veri işleyendir.
Hangi veri gerçekten gerekli?
| Veri | Amaç | Gerekli mi? |
|---|---|---|
| Ad soyad, daire | Borçlandırma | Evet |
| Telefon | Bildirim, giriş | Genellikle evet |
| T.C. kimlik no | Havale eşleştirme, icra takibi | Amaca bağlı |
| IBAN | Havale eşleştirme | İsteğe bağlı |
| Doğum tarihi, meslek | - | Çoğu zaman gereksiz |
Amacı olmayan veri toplanmamalıdır. "Belki lazım olur" diye istenen her bilgi, korunması gereken bir yük demektir.
Aydınlatma
Sakinlere hangi verilerinin, hangi amaçla, kimlerle paylaşılarak işlendiği anlatılmalıdır. Bunun için kısa bir aydınlatma metni hazırlanıp kayıt sırasında ve sakin ekranında paylaşılabilir.
SMS izni
Borç bildirimi ve duyuru gibi mesajlar için kişinin tercihi kaydedilmeli, istemeyene mesaj gönderilmemelidir. İzin bilgisi boş bırakıldığında "izin yok" kabul etmek güvenli varsayılandır.
En sık yapılan ihlaller
- Borçlu daire listesini WhatsApp grubunda ya da panoda paylaşmak
- Sakin listesini Excel'de e-postayla dağıtmak
- Eski yöneticinin verileri kişisel telefonunda tutmaya devam etmesi
- Ziyaretçi kayıtlarını süresiz saklamak
Erişim yetkisi
Muhasebe personeli banka bilgilerini, güvenlik görevlisi ziyaretçi kaydını görmeli; herkes her şeyi görmemelidir. Yönetici değiştiğinde eski kullanıcının erişimi aynı gün kapatılmalıdır.
Sbysis'te firmaların verileri veritabanı seviyesinde birbirinden ayrıdır, banka ve ödeme anahtarları şifreli saklanır, SMS ve e-posta izni kişi bazında tutulur. Ayrıntılar: KVKK Aydınlatma Metni.