Yönetim karar defteri dijitalde nasıl tutulur?

Karar defteri, yönetimin ve kat malikleri kurulunun aldığı kararların kronolojik kaydıdır. Aidat artışından yöneticinin muafiyetine, büyük onarımdan otopark kuralına kadar, sonradan "böyle bir karar var mıydı?" sorusunun cevabı buradadır.

Yasal defter ve dijital kayıt

Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kurulu kararlarının sayfaları noterce onaylı bir karar defterine yazılmasını öngörür. Dijital karar kaydı bu defterin yerini tutmaz; aranabilir bir kopyası ve günlük işler için başvuru kaynağı olarak kullanılır. Yasal defter ayrıca tutulmaya devam edilmelidir.

Bir kararda bulunması gerekenler

• Sıra numarası: atlamasız ve değiştirilemez
• Tarih
• Kararı alan organ: kat malikleri kurulu, yönetim kurulu, yönetici
• Bağlı toplantı: hangi genel kurulda alındığı
• Karar metni ve oy durumu

Neden sıra numarası?

Numaralar atlamasız gittiğinde sonradan araya karar eklemek ya da bir kararı sessizce silmek mümkün olmaz. Yanlış yazılmış bir karar silinmez; yeni bir "düzeltme" kaydıyla neyin değiştiği belirtilir.

Kimler görmeli?

Kararlar kat maliklerinin bilgisine açıktır; yeni seçilen yönetici de göreve başlarken önceki dönemin kararlarını okumalıdır. Dijital kayıt, yönetici değişiminde defterin kaybolması ya da eksik teslim edilmesi riskine karşı bir yedek işlevi de görür.

Kararların uygulamaya bağlanması

Programdaki her ayarın açıklamasına karar numarasını yazmak, denetimde hangi ayarın hangi karara dayandığını gösterir.

Sbysis'in Karar Defteri ekranında sıra numarası sunucuda verilir, karar genel kurul kaydına bağlanabilir ve yazdırılabilir.