Nakit aidat ve kasa takibi
Elden alınan aidatın kayıt düzeni: makbuz, kasa bakiyesi, bankaya yatırma virmanı, blok kasası ve gün sonu sayımında fark çıkınca yapılacaklar.
Elden alınan aidat, sitenin en çok tartışma çıkaran para hareketidir. Banka hareketi kendi kendini kanıtlar; nakdin izi ise yalnızca yöneticinin tuttuğu kayıttadır. Kasa düzeninin dört kuralı vardır.
Kural 1: Her nakde makbuz
Para alındığı anda numaralı makbuz kesilir ve bir nüshası sakine verilir. "Sonra yazarım" denilen her ödeme, ay sonunda hatırlanmayan bir ödemeye dönüşür.
Kural 2: Kasa bakiyesi her zaman bilinir
Kasaya giren her tahsilat ve kasadan çıkan her gider kaydedildiğinde kasanın teorik bakiyesi hesaplanabilir. Fiziksel sayım bu rakamla karşılaştırılır.
Kural 3: Bankaya yatırma bir virmandır
Kasadaki 20.000 TL bankaya yatırıldığında bu bir gelir ya da gider değildir; kasa 20.000 azalır, banka 20.000 artar. Yalnızca banka tarafını işlemek, kasa bakiyesini kâğıt üzerinde şişirir.
Kural 4: Kasada fazla nakit tutulmaz
Kasada bekleyen para hem hırsızlık riski hem de yönetici değişiminde tartışma konusudur. Belirli bir tutarı aşan nakdin aynı hafta bankaya yatırılması iyi bir alışkanlıktır.
Sayımda fark çıkarsa
| Durum | Muhtemel sebep |
|---|---|
| Kasa eksik | Makbuzu kesilmiş ama kasaya konmamış para, kayda geçmemiş gider |
| Kasa fazla | Makbuzsuz alınmış ödeme, yanlış hesaba işlenmiş tahsilat |
Fark çıktığında önce son sayımdan bu yana makbuzlar sırayla kontrol edilir; atlanan numara ya da iptal edilmiş ama kasadan çıkmamış bir makbuz genellikle cevabı verir.
Blok kasası
Büyük sitelerde her bloğun görevlisi ayrı nakit toplayabilir. Bloğa ait ayrı kasa tanımlamak, hangi görevlinin ne topladığını ayrı izlemeyi sağlar.
Sbysis'te nakit tahsilat varsayılan olarak dairenin blok kasasına, yoksa genel kasaya yazılır; kasadan bankaya virman iki tarafı birden günceller.