Aidat tahsilat makbuzu neleri içermeli?
Makbuzda olması gereken yedi bilgi: sıra numarası, tarih, ödeyen, bölüm, kanal, kapatılan borçlar ve kalan bakiye. İptal edilen makbuz ne olur?
Makbuz, sakinin ödediğini kanıtlayan tek belgedir. Elden alınan nakitte özellikle önemlidir; "ben size ödemiştim" tartışmasının cevabı makbuz numarasıdır. İyi bir makbuzda yedi bilgi bulunur.
Yedi bilgi
- Sıra numarası: Atlamasız, tekrarsız. Kâğıt makbuz koçanında da dijitalde de numaranın sırası denetlenebilir olmalıdır.
- Tarih: Ödemenin yapıldığı gün.
- Ödeyen: Ad soyad. Kiracı adına başkası ödüyorsa bu da not edilir.
- Bağımsız bölüm: Blok ve daire no.
- Kanal ve hesap: Nakit (hangi kasa), havale (hangi banka), kart.
- Kapatılan borçlar: "Eylül aidatı 2.750 TL, Ekim yakıt 450 TL".
- Kalan bakiye: Ödeme sonrası dairenin durumu.
Makbuz iptali
Yanlış kesilen makbuz silinmemeli, iptal edilmelidir. İptal edilen makbuzun numarası boşa düşer ama sırada kalır; böylece "5 numaralı makbuz nerede" sorusunun cevabı vardır. İptalde ödemenin kapattığı borçlar yeniden açılır, kasa ya da banka hareketi ters kayıtla geri alınır.
Kopya ve yeniden basım
Sakin makbuzunu kaybettiğinde aynı numarayla yeniden yazdırılabilmelidir. Yeni numara vermek, aynı ödemenin iki makbuzu varmış gibi görünmesine yol açar.
Havale için makbuz gerekir mi?
Banka dekontu ödemeyi kanıtlar ama hangi borca sayıldığını göstermez. Havale de sisteme işlendiğinde bir tahsilat numarası almalı; sakin uygulamasında ödemelerinin listesini bu numaralarla görmek ister.
Kasaya girmeyen alacaklar
Eski sistemden devredilen fazla ödeme ya da bir düzeltme sebebiyle verilen alacak da numaralı bir kayıt alır, ancak üzerinde "kasaya / bankaya girmez" ibaresi olmalıdır. Aksi halde makbuzlar toplamı ile kasa toplamı tutmaz.
Sbysis'te her tahsilat sunucuda verilen makbuz numarasıyla kaydedilir, yazdırılabilir ve sakinin mobil ekranında da görünür. Tahsilat makbuzu SMS ile de gönderilebilir.